Informasjon om nytt medlemssystem - Rubic

Vi er endelig i gang med å implementere nytt medlemssystem!

Les mer her om hva det har å si for deg som medlem!

Kjære Heming-medlem!

Vi endrer nå påmeldings- og medlemssystem til RUBIC og her får dere viktig informasjon om hva dette innebærer for deg som medlem!

Alle idrettslag har strenge regler for hvilke medlemssystemer de kan benytte, fordi alle medlemmer må kunne identifiseres i den sentrale databasen til Norges Idrettsforbund (Min Idrett). I tillegg er Heming IL antageligvis landets største med en stor kompleksitet i behov for den enkelte aktivitet.

Vår forrige leverandør fylte ikke lenger de behovene vi har, og den sentrale administrasjonen i Heming har gjort en grundig behovsanalyse og evaluering i samråd med de ulike idrettene. Hovedstyret har fattet den endelige beslutningen om å gå over til Rubic, og etter en overgangsperiode med litt ulike systemer, vil vi nå gradvis flytte all aktivitet, påmelding, medlemshåndtering, betalinger og til slutt hjemmeside til Rubics plattform, på web og mobil-app.

Vi ber i denne fasen om tålmodighet, det er mange elementer som skal på plass for den enkelte! Hele medlemsdatabasen er importert fra gammelt system og synkroniseres mot Min Idrett. I denne prosessen kan uregelmessigheter oppstå, men ikke fortvil, vi rydder så mye og så fort vi kan!

Rubic har en kraftig database som kan håndtere vår kompleksitet, og etter hvert vil vi også kunne benytte Rubic til organisering av frivillig aktivitet til alle våre arrangementer. Rubic har flere store kunder som benytter Rubic, bl.a. LYN Ski, Fossum IF og KNS benytter medlemssystemene, og Norway Cup og Holmenkollen Skifestival bruker frivilligportalen. Les mer om Rubic på https://www.rubic.no/

Vedlagt denne eposten ligger en detaljert beskrivelse av hvordan dere kan logge inn på medlemsprofilen, og knytte til dere familiemedlemmer.

Fordeler med Rubic vil være:

INNLOGGING:

·         Logg dere på web på https://app.rubic.no

·         Bruk glemt passord og fyll inn din epost, eller benytt VIPPS eller Min Idrett. Har du verken tilgang til eposten, ikke mobilnummer registrert, eller Min Idrett-profil, ta kontakt (se under), så hjelper vi deg!

·         Etter innlogging kan du oppdatere personlig informasjon og knytte til deg familiemedlemmer. Dette innebærer at foreldre f.eks. kan stå som fakturamottakere for flere barn og håndtere kommunikasjon i gruppene.

·         Og ikke minst kan en foresatt melde på barn fra foresattes profil

·         Merk – vi har fortsatt noen duplikater, det skaper problemer ved innlogging. Ta kontakt med oss hvis du ikke får logget inn.

·         Noen har også Rubic-profil fra andre klubber, det kan også skape problemer hvis det er ulik informasjon (mobil/epost). Men vi hjelper deg gjerne!

·         For de som har en verifisert MinIdrett-profil, knytter vi medlemskapet i Heming til denne, med riktig tilknytning til idrett.

BETALING:

·         Rubic har en svært fleksibel betalingsløsning der medlemmene kan betale med kort, VIPPS eller i nettbank, også med e-faktura. (For beløp over kr 5.000, vil kun nettbankbetaling være mulig.)

·         Vi har muligheter til å dele opp betalinger, ta kontakt med ansvarlig i din idrett hvis dette er et behov.

APP:

·         Viktig: Vi er avhengig av at web-løsningen fungerer normalt før vi kan implementere APP, så her trenger vi enda mer tålmodighet. Vi kommer til å gi beskjed når det er aktuelt å forholde seg til app.

·         Likevel er det mulig for alle medlemmer å logge seg på sin profil med app’en RUBIC Connect (finnes i AppStore eller Google Play).
Merk – app’en «Rubic Laget Mitt» fases ut, ikke benytt denne.

·         Via app vil medlemmene etter hvert kunne gjennomføre betalinger for seg og sin familie, melde seg på arrangementer og treninger, og kommunisere med trenere og utøvere.

KONTINGENT:

·         Alle som mottar denne e-posten står som medlem i IL Heming.

·         Som idrettslag må vi følge lovnormen til Norges Idrettsforbund. Av denne følger det at medlemskap i idrettslag i Norge er løpende inntil utmelding skjer skriftlig.

·         Alle som står som medlem i IL Heming ved årsskiftet må dermed betale årets kontingent, som straks kommer til betaling i Rubic.

·         Utmelding i kontingentåret fritar ikke medlemmet for kontingentkravet for inneværende år.

KONTAKT / HJELP:

·         Trenger du hjelp med innlogging, oppdatering av profil, gruppetilhørighet, betalinger, eller hva det måtte være, ta kontakt med kontoret@heming.no eller ring 22 14 85 90.

·         Du kan også kontakte RUBIC support på https://rubic.zendesk.com/ eller ring 40 00 22 92.

·         Har dere spørsmål om den enkelte idrett, kan dere sende epost til:
<idrett> @heming.no, der dere erstatter <idrett> med:

o   Adrenalin, Alpint, Basis, Fotball, Langrenn, Orientering, Parasport, Sykkel, Tennis

Med vennlig hilsen

Einar Eide-Fredriksen
Daglig leder IL Heming
einar@heming.no
Mobil: 92635045